仕事のスピードを１．２倍上げて、月３０時間の自分時間を取り戻す方法
仕事のスピードを上げて、「もっとこうしたい。」と思う何かはありますか？
「もっと早く家に帰ってゆっくり過ごしたい 」
「もっと家族とのことに時間を使いたい 」
「もっと自分の趣味に時間を使いたい 」
「もっと会社から評価されたい 」
あなたが思う「もっと」はなんでしょうか？
というわけで今回は、「仕事のスピードを１．２倍上げて、月30時間の自分時間を取り戻す方法」をご紹介します。
仕事のスピードを上げる方法はズバリ、
- 仕事の効率化を図る
- 仕事の生産性を上げる
- 自分時間を増やす
この３つです。
～今回の内容～
実際、私はこれから紹介することを実践したことで、月30時間の残業を削減することに成功しました。
残業込みで月200時間働いていた時期がありましたが、30時間の残業を削減したため、
200時間÷170時間＝約1.2
仕事が1.2倍速くなったことになります。
ここまで仕事のスピードを上げることができたのは、50冊以上のビジネス書の内容を実践してきた結果ですが、今回は、私が読んだ本の中でも、
- 多くの書籍で共通していること
- シンプルなテクニックで今でも続けていること
を紹介します。
～紹介する本～
全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術【デビット・アレン氏著】
時間革命 １秒もムダに生きるな【堀江 貴文氏著】
週40時間の自由をつくる 超時間術【メンタリストDaiGo氏著】
1時間で10倍の成果を生み出す最強最速スキル 時給思考【金川 顕教氏著】
あなたは月30時間あったら何をしますか？
勉強するもよし、ゆっくり休むのもよし、遊びに行くのもよし。
この30時間はあなたが獲得したあなただけの時間です。
この記事を最後までご覧いただければ、確実にあなたの仕事のスピードは上がります。
◆仕事の効率化を図る
次の4ステップ(エコーズ)で仕事の効率化を図りましょう。
- E（Eliminate） 排除
- C（Combine） 結合
- R（Rearrange） 交換
- S（Simplify） 簡素化
それぞれ具体的に説明していきます。
✓E（排除）
次の判断基準を使って、今の業務の中から不要な業務を洗い出し、まずやめることから始めましょう。
- 当時は必要だったけど、今は不要となった業務
- 完璧主義になって、求められている水準（レベル）以上を求める、いわゆる趣味の世界になっている業務
- 他の部署や他の人でもやっている、あなたと重複している業務
特に、前例踏襲となっている業務は、やめることができるタスクがよく隠れています。
また、その仕事に求められている水準について考えたことはありますか？
完璧主義の人ほど、無駄なところまでこだわりを見せようとします。
例えば会議の議事録。これを作成する理由は、「すばやく」、「簡潔に」会議の内容を共有することです。
たまに、テープ起こしのように一言一句違わず作る人を見受けますが、それは議事録の目的から外れてしまっています。
「この仕事の最低ラインのゴールはどこか」、改めて考えてみましょう。
✓C（結合）
排除できなかった仕事を、次の具体例を参考にしてまとめてみましょう。
- 見積書の受注、作成、提出を一緒の人が行う。
- 業務日報と定例会議の議事録を一緒に作成する。
上記のように「ヒト」や「モノ(タスク)」は、意外とまとめられるものが隠されています。
✓R（交換）
まとめてダメなら、次の具体例を参考に、やり方や他のものと入れ替えてみましょう。
- 作業工程を変える。
- 高スペックのパソコンに変える。
ここでも「前例踏襲」という言葉がキモです。
これまでのやり方が正しいかどうかなんて、やってみなければわかりません。
私は先日このようなツイートをしました。
今日は初めてのテレワークでした！
— もやし (@mys_lifehack) 2020年4月15日
【結論】もう在宅しか考えられない
【理由】
①話しかけられない&電話が減って集中力が増す
②通勤なしが想像以上の開放感
③仕事のコントロール感が増す
私の職場では皆が「在宅なんてムリ」と思考停止しているけど、初めから諦めていれば、できるものもできない。
「この仕事はこういうものだ。」と思い込んでしまっては、業務の効率化はできません。
✓S（簡素化）
次の具体例を参考に仕事の簡素化を図りましょう。
- 一部の業務を外注する。
- 仕事をマニュアル化する。
ここは最後の仕上げです。
排除して、結合して、交換して。
そうして洗練された業務を簡素化することで、業務の効率化は完成します。
◆仕事の生産性を上げる
次の３ステップのとおり実践することで、タスクを見える化して、「今やるべき仕事は何か」が明確になり、行動に迷いがなくなります。
やらなければいけないことがたくさんあると、頭の中がいつもグチャグチャになってしまい、「不安」や「ストレス」、「マルチタスク」の原因になります。
頭の中でやるべきことを整理しようとしても、当たり前ですが処理が追い付きません。
頭の中だけで整理できる天才であれば、そもそも残業なんかしませんから、次のステップで地道に整理していきましょう。
✓ステップ１ 【タスクの洗い出し】
とにかく質よりも量にこだわり「今抱えているタスク」を全て書き出します。
タスクとは「実際の行動」のことを言うので、例えば「○○イベントの開催」であれば、「会場の予約」、「案内状の作成」、「案内状の送付」 など。
ここでは○○さんのメールに返信など、やってしまえばすぐに終わるような仕事も、とにかくすべてのタスクを洗い出します。
1時間以上かけてもいいので、一滴の水も絞れないぞうきんくらい頭の中から絞り出すのがポイントです。
✓ステップ２ 【不要なことの洗い出し】
書きだしたタスクを「やるべきこと」と「やらなくてもいいこと」に振り分けましょう。
ステップ1で細分化して考えたことで、
- これやらなくても結果は変わらないな
- これそもそもやる必要ないな
と思うタスクが必ずあります。
やらなくても結果が変わらないというのは、実際にシチュエーションを想像すればわかるので、「そもそもやる必要ない」仕事について考えてみます。
ポイントは仕事の目的を深掘りすることです。
例えば、「会社の公式マスコット制作」を「何のために」で深掘りしていきましょう。
「なぜマスコットが必要なのか？」⇒「社の認知度を上げるため」⇒「なぜ認知度向上を目指すのか？」⇒「社の信頼性を高めるため」⇒「ＳＮＳやホームページの活用でも信頼性向上は目指すことができる」
ということが分かれば、わざわざマスコットをつくる必要はありません。
「前提ありき」で「目的が不明確」な仕事はどこにもあるものです。
あなたの周りにもないか、探してみましょう。
✓ステップ３【リストとスケジュール】
ステップ2で残った「やるべきこと」をさらに、「10分タスク」と「それ以外」に振り分けましょう。
そして、それぞれのタスクは次のように整理しましょう。
- 【10分仕事】すぐ目に付く場所に付せんやWordでまとめ、手が空いた時にすぐに取り掛かれるようにする。
⇒仕事と仕事のすきまの時間というのは意外に多いものです。あらかじめ10分仕事をリストアップすることで、時間を1秒も無駄にしません。
- 【それ以外】すべてに期限を割り振り、スケジュール帳に記載する。
⇒大切なことは期限の設定です。期限のない仕事は「先延ばし」の原因になります。「まあでも期限ないし・・・」という逃げ道を作らないために、必ず期限を設定し、そのタスクが終わるまでその日は帰らないというルールを自分に課しましょう。
◆自分時間を増やす
「他人の時間を生きない。」これは堀江さんの言葉です。
時間は全世界の人に与えられた、ただ一つの平等な財産です。
自分の時間を増やすことはできません。
失った時間は取り戻すことはできません。
だから、時間は命そのものです。
タイムイズマネーなんて生ぬるいものではなく、タイムイズライフということを強く意識しましょう。
だからこそ、仕事で優先すべきは自分です。
自分を優先して相手に嫌われることになっても、好きか嫌いか判断するのは相手の問題であって、あなたの問題でないので気にする必要はありません。
自分の人生を自分のために使って何が悪いのか。ということです。
具体的な方法は次のとおり 。
✓電話を断つ
堀江さんも、あのメンタリストDaiGoさんも電話をしないと言うことで有名です。
私も電話を極力使わないことで１日の時間の価値、すなわち生産性が向上しました。
電話は、その時の作業を強制終了する行為です。
自分や相手が集中していてもお構いなし。
だから、隣のデスクの人に対しても病的なまでにメールを使いましょう。
病的くらいでちょうどいいと思います。
そうすることで周りも、あなたに電話を掛けたり話し掛けるのをやめてメールを使うようになります。
✓会議中でもスマホ
例えば１時間の会議の中で、自分が本当に関係する部分って何分くらいか分かりますか？
自分が主催者でもなければ、自分に関係しない時間は多いのではないでしょうか？
そんな時間は無駄です。今この時にも、あなたの大切な時間が減っています。
会議中だろうが何だろうが構いません、自分のために時間を使いましょう。
私はいつも、会議資料で気になったところを検索している風を装って、めちゃくちゃスマホを見ています。
大体そういう時は株価やツイッターをチェックしたり、誰かのブログを見たり、すきまの時間を有効活用しています。
◆まとめ
仕事のスピードを１．２倍に上げるには次の３つがポイント
①仕事の効率化を図る
・排除：まず、やめることを決める
前例はあくまでも前例。参考程度にとどめて【今】の視点で考える。
・結合 やめられないならまとめる
ヒトでまとめ、モノでまとめることはできないか。
・交換 まとめてダメならやり方・モノを入れ替える
ここでも前例にとらわれすぎないことが大切。
・簡素化 最後は簡素化
最後の仕上げ、仕事をシンプルにする。
②仕事の生産性を上げる
・抱えているタスクの洗い出し
質より量。一番時間をかける。将来への投資と思って、しっかりと洗い出す時間をつくる。
・「やるべきこと」と「やらなくてもいいこと」に振り分け
そもそもその仕事はやる必要があるのか？目的で考える。
・「10分仕事」と「それ以外」に振り分け
すきまの時間は意外に多い。ちりも積もれば30時間。
③自分の時間を増やす
・電話を断つ
電話は時間泥棒。人のジャマをするツール。
・会議中でもスマホ
大事なことは自分。自分に関係ないことに、マジメに付き合う必要なし。
いかがでしたでしょうか。
この3つのメソッドを実践することで、確実にあなたは30時間の自由時間を確保することができます。
30時間を確保した時の自分を想像してみましょう。
いままで時間がなくて諦めていたことも、できるようになります。
自分の時間は自分で取り戻す。
そのためにできることから始めましょう。
私が取り入れた書籍を購入する場合はこちら。
