結果を出すための正しいメール術【仕事が速い人はどんなメールを書いているのか】まとめ・要略
ビジネスにおいて欠かせないツールの1つであるメールですが、このような経験はありませんか？
・ヘンに思われないだろうか。とメールの内容に悩んでいつのまにか30分経過。
・自分の伝えたいことと別の意味に捉えられてしまい、アクシデントの原因に。
・１つ１つのメールの処理に追われてしまい、他の業務は残業して片付ける。
このように、メールの正しい書き方を知らないことで、あなたは「時間」と「人間関係」で損をしているかもしれません。
また、文章の書き方は学校では教えてくれません。
さらに、他人のメールをまじまじと眺める機会もほとんどないため、メールは自分の中だけで完結してしまう傾向が強くなります。
そうすると、自分のメールの良し悪しがわからないまま、あなたの社会人生活はどんどんと過ぎてしまいます。
そんな「もったいない！」を解決するのが、今回ご紹介する平野友朗氏の著書「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」です。
メールの書き方には「型」があります。
それは決して難しいものではありません。
正しいメールの書き方を習得することで、あなたは「自由な時間」と「良好な人間関係」の両方を手にすることができるようになります。
目次
■メールのキホン
①主導権を握るべし
仕事が早い人はメールの主導権を自分で握り、最短距離でゴールを目指します。
悪いメール「〇〇について一度打合せしましょうか？」
良いメール「〇〇について、〇日に一度打合せしましょうか？」
自分の都合のいい日時を添えるだけで、相手からの了承→日程調整の、1回分のやり取りを省略できます。
また、前者は、打ち合わせをするかどうかの判断を相手に丸投げしています。
このような受け身の姿勢では、仕事の進捗管理が思うようにいきません。
積極的にコミュニケーションを取ることで、主体的に仕事を進めることができます。
②優先すべきは
何よりも優先すべきは「早さ」です。
多くのメールにとって一番良い送信・返信のタイミングは、メールを送るきっかけがあった「翌日」まで。
なぜなら、打合せ等でお世話になった人へのお礼メールを、1週間後に送っても記憶は薄れ、効果もまた、日が経つごとに薄くなってしまうからです。。
さらに、相手からのメールに返信が遅れるということは相手の仕事を止めている、ということにもなります。
また、敬語の使い方をネット検索したり、誤字のチェックなど、一つのメールを作成するのに神経質になっていませんか？
メールを送る目的は何か？それは情報を素早く的確に伝えることです。
もちろんタイプミスを減らす努力も大切でが、数字や人の名前など、間違えると致命的な部分を重点的にチェックすれば、後は完璧を求める必要はありません。
細かい誤字くらい、自分で思うより人は気にしていませんし、指摘もされません。
③相手ファースト
相手への配慮が、「見てもらえる・返信をもらえるメール」につながります。
人がそのメールを見るかどうかは、中身ではなく見た目が肝心です。
人がそのメールに返信するかどうかは、結論と行動が明確かどうかです。
それぞれ悪いメールの特徴を次にあげます。この逆、すなわち相手を思いやることで、あなたのメールは劇的に良くなります。
・見られないメールの特徴
(1)一文が30文字以上で見づらい
(2)改行がされていない
(3)空白行がなく読んで疲れる
(3)箇条書きで書けるところも全て「文章」
・返信されないメールの特徴
(1)見られないメールの特徴に当てはまっている
(2)何が言いたいのかわからない
(3)何をしてほしいのかわからない
■メールの書き方
①目的の設定
報告・連絡・相談・依頼・営業・お礼、どれも必ず目的があります。
目的が不明確では、自分が伝えたいことを相手に正しく伝えることができません。
なぜそのメールを送るのか、本書では５W１Hではなく６W３Hで考えることを薦めています。
全てのメールにこれが当てはまるわけではありませんが、埋められるところは埋めることで、あなたが伝えたいメッセージは、確実に相手に届くようになります。
※出典「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」より
②シナリオの設定
目的をはっきりさせたとしても、相手からのメールに場当たり的な返信をしては、いつの間にか目的とかけ離れた結果にたどり着いてしまいます。
スタートからゴールまで、相手の反応を予想し、メールのシナリオを組み立てましょう。
そうすることで全体を俯瞰することができ、必要な資料を言われてから用意するなど、
後手に回ることが少なくなります。
また、キホンでお伝えしたとおり、「主導権」を握るためにも結末までを意識して、メールを作成しましょう。
③基本構成
あとは、上から順番どおりにメールを作成し、宛名、要旨、詳細を変えていくだけです。
■最後に
メールは多くのビジネスマンが毎日触れる、身近で当たり前な連絡ツールですが、正しく使うことができている人はそれほど多くはありません。
私も、メールの内容にムッとしたことや、言っている意味が分からず結局電話をかけるなど、何度も経験してきました。
あなたがそうならないためにも、この記事をぜひ参考にしてください。
正しいメールは、あなたに「自由な時間」と「良好な人間関係」を与えてくれます。
