仕事が遅い人が何よりも先に改善すべきこととは？｜部署内一の残業マンを観察してわかったこと｜
「毎日残業して頑張って働いているのに、全然仕事が終わらないのは何でだろう・・・ 。」
今回はそんな悩みに答えます。
本記事では、部署内一の無能と評価をされ、月90時間の残業をする私の同期Hさんを具体例に、仕事が遅いあなたが何のテクニックもいらず、30分以上の時間を確実に確保できる方法をご紹介します。
それは「整理整頓」です。
ビジネスマンが「調べもの」や「探し物」に費やす時間について調査が行われた結果、年平均150時間という結果が出ました。
これを平日に換算すると、1日に約35分になります。
平均的なビジネスマンの労働時間を8時間として、仕事が遅いあなたはプラス5時間と考えた場合、1日の労働のうち約1時間も、探し物などに時間を使っていることになります。
あなたの仕事が遅い理由には、整理整頓以外にもあることでしょう。
しかし、まずは整理整頓によって仕事の環境を整えましょう。
そして30分の時間を確保し、心に少しの余裕を取り戻してから、次のステップに進みましょう。
仕事の環境を整えるということは、仕事の土台をつくるということです。
建物を建築するときも、まずは土台を固めることから始めます。
仕事の速さをを上げるためには、まず何よりも先に「整理整頓」から始めるのがおすすめです。
目次
■整理整頓＿デスク
Hさんの机は、比喩抜きでごみ屋敷です。手の置き場だけしかありません。
・常にすき間なく紙の束が山積み
・なんでも紙で保存
・メールですら印刷して紙で保存
・パソコンの周囲が大量の付せんに覆われている。
・フィギュア、お菓子、謎のぬいぐるみなど、余計なものが多い。
このような状況で、モノを探す時間を減らせるわけがありません。
また、視線があちこちにいってしまい、集中力が散漫になる原因にもなります。
✔カイゼン
一番のお勧めは、いっそ何も置かないということです。
メンタリストDaigo氏や、さまざまな仕事術の本でも紹介されており、私も実践してみて、確かな効果を実感しました。
私は基本、パソコン以外は机に置きません。資料のほとんどは、データで管理しています。
例えば紙でしか手元にないものも、全てPDF化して保存します。
こうすることにより、ページをパラパラめくって資料を探すといった、無駄な時間が無くなります。
また、自分の周りにパソコンしか置かないことで、目の前の画面に集中できるようになります。
■整理整頓＿PC
デスクがごみ屋敷で、パソコンの中がきれいなわけがありません。
Hさんのパソコンもひどい有様です。
・デスクトップがファイルで埋まっている。
・フォルダの分類にルールがないから迷宮状態
・ファイルとフォルダの名前が適当で、探しているモノなのか、開いてみないと分からない
・メールの受信フォルダは一つだけ。未読が50件以上
程度の問題はあれ、1つでも当てはまる人がいたら今すぐに改善しましょう。
PCの環境が、探し物の時間を左右する一番の要因です。
✔デスクトップのカイゼン
ここでも出てくるお勧めの方法は「何も置かない」です。
私はデスクトップにWordやExcel、メール、Internetなどの標準アプリしか置きません。
当然ですが、デスクトップに何十個もファイルがあれば、探すのにそれだけ時間がかかってしまいます。
✔ファイルのカイゼン
おすすめの名前のルールは【日付_資料名_用途・目的】です。
例えば毎月の定例会議の資料だったら【20200315_売上報告‗定例会議】など。
これにより、日付順にファイルが並び、一気に分かりやすいフォルダになります。
✔フォルダのカイゼン
あなたなりのルールを決めて、トーナメント表のような階層構造でフォルダを整理しましょう。
ここでのポイントは、必要なデータを開くまでに10秒以内にたどり着く構造にすることです。
ある大手車メーカーでも、この10秒ルールを採用しています。
それだけ、探す時間は無駄ということです。
✔メールのカイゼン
頻繁にメールする人の専用フォルダをつくったり、部署ごとで分けたりなど、あなたの普段のメールの使い方に合わせて、受信フォルダの編集をしましょう。
また、特定の人からメールがあったら、自動的に特定フォルダに収納することができるのをご存じですか？
やり方は簡単ですので、「メール 自動 仕分け」などでググってすぐに設定しましょう。
■整理整頓＿タスク
Hさんが整理整頓できていないのは身の回りだけではありません。
タスク(その日やるべきこと)もごちゃごちゃです。
Hさんは、その日のタスクを付せんに書いて、パソコンのふちに貼り付けているため、ある日のタスクをのぞいてみると。
・タスクを10個以上も設定している
今日やることが10個以上もあっては結局終わらず、いつの間にかできない前提、残業前提のマインドになってしまいます。
✔カイゼン
タスクは多くても1日6個までにしましょう。
・そもそもやる必要はあるのか？
・削減・統合・簡略化できないか？
・いつまでにやらなければいけないのか？
上記の視点で、１日にやらなければいけない業務を限定して、6個終わらなければ帰らない。逆に、終わらせたら帰ることができるルールを、自分に課しましょう。そして必ず、このルールを守りましょう。
■最後に
本記事では、メールの受信設定など、当たり前のことをメインに紹介しました。
しかし、これができていないために、1日に約30分以上の時間を無駄にしている人が多くいます。
1日30分は1か月で10時間になります。
1年では120時間。まるまる5日です。
この30分を大切にできるかどうかが、今後のビジネスライフだけでなく、プライベートにも大きく影響してきます。
少しずつでもいいので、毎日整理整頓の時間を決めて、環境を整えていきましょう。
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